Rifka Hendrawan Savitri: BAB 5

BAB 5

MANAJEMEN DAN ORGANISASI

1. MANAJEMEN

1.1 Pengertian Manajemen

Istilah manajemen, terjemahannya dalam bahasa Indonesia hingga saat ini belum ada keseragaman.Selanjutnya, bila kita mempelajari literatur manajemen, maka akan ditemukan bahwa istilahmanajemen mengandung tiga pengertian yaitu: manajemen sebagai suatu proses, manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen, manajemen sebagai suatu seni (Art) dan sebagai suatu ilmu pengetahuan (Science).

Dalam Encylopedia of the Social Sience dikatakan bahwa manajemen adalah suatu proses dengan mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi.

1.2 Latar Belakang Sejarah Manajemen

1. Manajemen Kuno

Mesir (piramid) and China (tembok besar China) Bangsa Venesia (lini perakitan kapal perang).

2. Adam Smith

Mempublikasi “The Wealth of Nations” pada tahun 1776, pendukung konsep pembagaian atau spesialisasi kerja (division of labor: job specialization) untuk meningkatkan produktivitas pekerja.

3. Revolusi Industri

Mengganti tenaga manusia dengan tenaga mesin, menciptakan organisasi besar berdasarkan kebutuhan manajemen.

1.3 Fungsi dan Proses Manajemen

Aspek yang dikelola fungsi manajemen mencakup produksi, pemasaran, SDM dan keuangan, dan sumber daya lainnya. Proses manajemen menggambarkan kegiatan kegiatan utama sebagai manajer. Sedangkan pengertian manajemen adalah pekerjaan seorang manajer atau pimpinan dan berlaku bagi semua kegiatan bisnis hanya berbeda tingkat kompleksitasnya tergantung skala ekonominya.

· Fungsi-fungsi manajemen:

a. Merencanakan:

Fungsi ini mencakup menetapkan sasaran, menetapkan strategi, dan menyusun rencana untuk memadukan dan mengkoordinasikan sejumlah kegiatan untuk mencapai sasaran.

b. Mengorganisasi:

Fungsi ini mencakup menentukan apa yang perlu dilakukan, bagaimana cara melakukan, dan siapa yang harus melakukan, dan siapa yang melapor kepada siapa.

c. Memimpin:

Tugas manajemen adalah bekerja dan melalui orang lain, fungsinya adalah mengarahkan dan memotivasi, mempengaruhi dan individu atau tim untuk bekerja, memilih saluran komunikasi yang efektif atau menyelesaikan konflik.

d. Mengendalikan:

Fungsi ini untuk menjamin sesuatu agar berjalan sebagaimana mestinya dengan memantau dan menilai kinerja denganmembandungkan kinerja aktual dengan sasaran yang yang telah ditetapkan.

· Proses Manajemen

Proses manajemen adalah daur beberapa gugusan kegiatan dasar yang berhubungan secara integral, yang dilaksanakan didalam manajemen secara umum, yaitu proses perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengendalian, dalam rangka mencapai suatu tujuan secara ekonomis.

1.4 Ciri-ciri Manajer Profesional

Ciri-ciri manajemen profesional dapat dilihat dari sisi operasional dan manajerial yakni:

· Berbudaya korporat: transparansi, independensi, responsif, akuntabilitas, dan kejujuran;

· Dukungan manajemen puncak;

· Bermanfaat untuk kepentingan internal dan juga eksternal organisasi;

· Berorientasi ke masa depan dengan pendekatan holistik;

· Berdimensi jangka panjang dan bersinambung;

· Sistem nilai-prinsip efisiensi dan efektivitas;

· Dilakukan secara terencana/terprogram.

1.5 Keterampilan Manajemen yang Dibutuhkan

Robert L. Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar. Ketiga keterampilan tersebut adalah:

· Keterampilan konseptual (conceptional skill)

Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga merupakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.

· Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)

Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.

· Keterampilan teknis (technical skill)

Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.

2. ORGANISASI

2.1 Definisi Organisasi

Secara sederhana, organisasi bisa diartikan sebagai suatu alat atau wadah kerjasama untuk mencapai tujuan bersama
dengan pola tertentu yang perwujudannya memiliki kekayaan baik fisik maupun non fisik. Sehingga bisa dimungkinkan terjadinya suatu konflik dalam sebuah organisasi yang dikarenakan oleh adanya ketidakselarasan tujuan, perbedaan interpretasi fakta, ketidaksepahaman yang disebabkan oleh ekspektasi perilaku dan sebagainya.

2.2 Pentingnya Mengenal Organisasi

Beberapa manfaat organisasi yaitu:

· Organisasi sebagai penuntun pencapaian tujuan. Pencapaian tujuan akan lebih efektif dengan adanya organisasi yang baik.

· Organisasi dapat mengubah kehidupan masyarakat. Contoh dari manfaat ini ialah, jika organisasi bergerak di bidang kesehatan dapat membentuk masyarakat menjadi dan memiliki pola hidup sehat. Organisasi Kepramukaan, akan menciptakan generasi mudah yang tangguh dan ksatria.

· Organisasi menawarkan karier. Karier berhubungan dengan pengetahuan dan keterampilan. Jika kita menginginkan karier untuk kemajuan hidup, berorganisasi dapat menjadi solusi.

· Organisasi sebagai cagar ilmu pengetahuan. Organisasi selalu berkembang seiring dengn munculnya fenomena-fenomena organisasi tertentu. Peran penelitian dan pengembangan sangat dibutuhkan sebagai dokumentasi yang nanti akan mengukir sejarah ilmu pengetahuan.

2.3 Bentuk-bentuk Organisasi

a. Organisasi Garis

Oleh Henry Fayol (Paris).

Bentuk organisasi yang paling sederhana dan paling tua, digunakan di kalangan militer dengan jumlah karyawan yang masih sedikit dan saling kenal, dan spesialisasi kerja yang belum begitu tinggi.

b. Organisasi Fungsional

Oleh F.W. Taylor.

Pimpinan-pimpinan yang ada tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan mempunyai wewenang memberik komando sepanjang ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut.

2.4 Prinsip-prinsip Organisasi

a. Kesatuan tujuan: tujuan dari perusahaan mempengaruhi struktur organisasi dan karena itu tujuan perusahaan harus ditentukan dengan jelas dan kuat terlebih dahulu. Hal ini memberikan arahan yang jelas kepada seluruh aspek organisasi dan nantinya akan dibandingan dengan pencapaian dari tujuan tersebut. Perilaku organisasi adalah alat untuk mencapai tujuan. Tujuan mungkin akan dibagi dalam tujuan departemen atau tujuan organisasional. Seharusnya ada kesatuan antar tujuan. Tujuan juga seharusnya dibuat jelas untuk seluruh orang sehingga mereka mampu untuk mengerjakan yang terbaik dalam mencapai tujuan tersebut.

b. Divisi kerja dan Spesialisasi : divisi kerja mengacu pada spesialisasi. Pembagian tugas berkaitan dengan proses membagi tugas ke dalam suatu unit tugas yang secara berturut-turut lebih kecil. Salah satu manfaat utama dari mengorganisasikan tugas adalah bahwa kelompok orang yang bekerja sama melalui pembagian kerja mampu menghasilkan lebih dari yang mereka hasilkan sendiri. Hal ini berkaitan erat dengan sejauh mana tugas-tugas seharusnya dispesialisasikan. Spesialisasi rendah jika pekerja melakukan beraneka ragam pekerjaan, dan spesialisasi tinggi jika pekerja hanya melakukan satu tugas saja. Setiap departemen dari organisasi seharusnya diberikan sebuah fungsi yang spesifik. Hal ini akan menaikkan tingkkat efisiensi dan kualitas kerja dari perusahaan. Pada saat yang bersamaan, spesialisasi tidak boleh menimbulkan akibat yang kurang baik pada keseluruhan sistem yang terintegrasi. Koordinasi harus dibangun diantara setiap departemen dan aktivitas. Spesialisasi sangatdibutuhkan untuk meningkatkan efisiensi dari keseluruhan struktur organisasi.

c. Delegasi Kewenangan : seharusnya ada pembagian kewenangan yang wajar dalam setiap organisasi, khususnya untuk organisasi dengan skala yang besar. Ide dasar dari delegasi adalah untuk melihat kekuatan pengambilan keputusan ditempatkan dalam porsi yang wajar. Delegasi adalah berguna agar pekerjaan diselesaikan melalui orang lain. Satu manajer yang sukses secara normal tidak melaksanakan pekerjaan oleh dirinya sendiri. Dia mendelegasikan otoritas dan tanggung jawab untuk orang dibawahnya. Dia juga memotivasi bawahannya dan melihat apakah mereka mengambil inisiatif, mengerjakan secara efisien dan mendukung pencapain tujuan organisasi.

d. Koordinasi : Koordinasi mempengaruhi integrasi pada fungsi dasar manajemen. Prinsip dari koordinasi adalah penting saat ini untuk memfasilitasi pencapaian dari keseluhan tujuan organisasi. Koordinasi tidak akan terjadi secara otomatis. Untuk ini, perlu untuk membangun hubungan yang baik dalam organisasi.

e. Kesatuan Komando : kesatuan komando mengindikasikan bahwa setiap bawahan hanya memiliki satu ayasan yang perintahnya harus dikerjakan. Karyawan seharusnya tidak memiliki lebih dari satu atasan untuk melakukan laporan atau fungsi perintah atau pemberian arahan. Laporan kepada lebih dari satu atasan akan memunculkan kebingungan.

f. Fleksibilitas : struktur organisasi seharusnya fleksibel dan tidak kaku. Struktur harus dapat selalu beradaptasi dengan perubahan situasi dan memungkinkan adanya perubahan atau pergantian tanpa memunculkan gangguan yang serius.

g. Simple/sederhana : struktur organisasi harus dibuat sederhana untuk pemahaman yang lebih jelas dari karyawan. Struktur juga seharusnya lebih mudah untuk diatur. Komunikasi internal akan lebih mudah jika struktur organisasi lebih sederhana. Struktur organisasi harus sesederhana mungkin .

2.5 Sebab Keberhasilan dan Kegagalan Organisasi

a. Sebab keberhasilan organisasi:

· Kesatuan pimpinan dan perintah;

· Solidaritas yang tinggi;

· Pengambilan keputusan yang bijak dan cepat;

· Segala sesuatu yang berkaitan dengan masa depan suatu organisasi harus di musyawarahkan;

· Menjunjung tinggi nilai tanggung jawab dan disiplin;

· Kerja sama yang baik.

b. Sebab kegagalan organisasi:

· Tidak adanya komunikasi yang baik antara anggota organisasi dan pemimpin;

· Kurangnya kekompakan dalam organisasi;

· Kurang disiplin;